Cięcie od kosztów – optymalizacja w IT

Kosztem jest to, za co klient będzie chciał zapłacić. 

Wszystkie wydatki firmy mogą być albo inwestycją, albo naszą fanaberią luksusu. Za inwestycję klient być może będzie chciał zapłacić, natomiast za pewnego rodzaju luksus już nie.

Jest jednak spora różnica między naszym luksusem, a luksusem klienta - idealnie jest, kiedy te dwa luksusy na siebie pozytywnie wpływają.

Reasumując, warto mieć jak najwyższe koszty, za które klient zapłaci w całości, pod warunkiem jeśli zostaną spełnione następujące elementy:

Prawdziwą sztuką jest potrafić rozróżnić i oddzielić od siebie te trzy rodzaje kosztów, niektóre z nich przemyśleć, a inne zupełnie wyeliminować.

Infrastruktura

Klient z serwerami i ich mocą obliczeniową ma niewiele wspólnego, praktycznie się z tym nie styka. Jednak z drugiej strony pragnie on szybkiej obsługi i załatwienia sprawy, bez żadnych niespodzianek, w stylu nie działania strony internetowej. Kiedy cenny czas klienta zostaje wystawiony na próbę, zazwyczaj poirytowany odchodzi do konkurencji. Portal nasza-klasa.pl w roku 2007 doświadczył skutków oszczędzania tam gdzie nie wolno było tego robić. Infrastruktura serwerowa została źle dobrana, tanim kosztem chciano zapewnić dostęp do portalu dla milionów użytkowników miesięcznie. To prowadzi nas do wniosku by infrastrukturę traktować jako swoistą inwestycję, potrafiąc uzyskać maksymalne zadowolenie i wydajność, przy rozsądnym nakładzie finansowym.

Procesy wewnątrz organizacji

Systemy ERP, poczta, programy finansowo- księgowe to usługi IT, które podobnie jak infrastruktura sprzętowa nie są wykorzystywane przez klienta bezpośrednio. Dla klienta nie ma znaczenia, czy faktura zostanie przygotowana w Excelu, czy w systemie ERP za kilka tysięcy złotych miesięcznie. Dla niego liczy się efekt końcowy, dobra cena i krótki czas. Sytuacja wygląda inaczej, kiedy klient sam korzysta z danego systemu, np składa zamówienie w sklepie internetowym, w systemie rezerwacyjnym hotelu. Naszym zadaniem jest zapewnić klientowi narzędzie, które będzie naszym kosztem, za który on zapłaci. Wiele firm nadużywa tego prawa, pobierając opłaty za czynności w pełni automatyczne, jak np. płatności kartą.

Outsourcing zasobów

Usługi świadczone przez administratora, czy księgową w niepełnym wymiarze godzin lub tylko w przypadku żądania, często jest uzasadnione ekonomicznie. Towarzyszy temu nieodpowiednie zapotrzebowanie na zasoby informatyczne. Oprogramowanie kadrowo - płacowe wraz z serwerem na którym ono działa, praktycznie przez cały miesiąc jest nie używane. Do dnia, kiedy należy sporządzić listy płac, a zasoby serwera w tym czasie w sposób szczególny obciążyć. Skorzystanie z Cloudu, obostrzonego należytymi umowami o przetwarzaniu danych osobowych, może przynieść kolosalne oszczędności.

Pełna integracja

Obszary IT wyróżniają się tym, że często da się uzyskać korzyści finansowe, spore efekty oraz bezkonkurencyjność, w stosunku do oferty naszej konkurencji. Jednak IT cechuje się tym, że wymaga wysokiego poziomu kompetencji i doświadczenia oraz przygotowania na wszelkie zmiany. Szefowie działów IT, na co dzień mają styczność z "problemami" użytkowników. Księgowa potrzebuje narzędzia do budżetowania, helpdesk wymaga wdrożenia nowego systemu raportów i śledzenia zgłoszeń, sprzedaż - systemu CRM, a marketing narzędzia wspomagającego kampanie reklamowe. Prezes i managerowie muszą mieć wgląd do platformy raportów, która zbiera dane z wielu dostępnych źródeł i prezentuje je w przyjazny sposób. Każde z tych rozwiązań może pochodzić od różnych podmiotów, gdzie po pewnym czasie schemat wzajemnej współpracy, między nimi przypominał będzie pajęczą sieć. A przecież istnieją narzędzia typu SOA, tzw. szyny integrujące oraz serwisy nasłuchujące.

Podsumowanie w formie pytań